GmailのメールをAIで要約してビヨンドトークへ自動投稿するワークフロー

GmailのメールをAIで要約してビヨンドトークへ自動投稿するワークフロー

2026年6月30日 (最終更新 2026年6月30日)

取引先とのメールのやり取りを、AIが自動で要約して自社アプリ「ビヨンドウェブ」のトークに投稿する仕組みを、ノーコードで作成しました。 受信箱を開かなくても、チーム全員が状況を把握できます。 今回はGmailですが、同じ仕組みでLINEやSlackの内容もトークに自動投稿できます。 プログラミングの知識がなくても、コピペと設定だけで動かせます。

この記事でできること

取引先とのメールのやり取りを、AIが自動で要約して、社内チャットに投稿してくれる仕組みを作ります。プログラミングの知識がなくても、手順どおりにコピペ＋設定するだけで動かせます。

たとえば、こんな投稿が自動で流れてきます。

【相手・受信】展示会の御礼
・◯日14時に本社訪問の依頼
・訪問者は2名予定

【自分のアクション】
・◯日14時に訪問する旨を返信

受信したメールも、自分が送ったメールも、会社ごとにまとまってチャットに残ります。受信箱を開かなくても、チーム全員が状況を把握できるようになります。

なぜ便利なのか

メールは「担当者の受信箱の中」に閉じてしまいがちです。その結果、

  • チームに状況が共有されない

  • 担当者が休むと経緯がわからない

  • 「あの件どうなった？」が口頭頼み

この仕組みは、そんな“メールの中に埋もれた情報”を、自動でチームの見える場所に出してくれます。

仕組みをざっくり

登場するのは2つの道具です。

  • GAS（ガス）：Gmailを5分おきに見張る「見張り役」。新しいメールを見つけて次に渡します。（Googleの無料ツール）

  • Dify（ディファイ）：渡されたメールを「要約して、どこに投稿するか決めて、実際に投稿する」までやる「判断役」。（AIを組み込めるノーコードツール）

「見張りはGAS、判断はDify」と覚えればOKです。下の2枚の図が全体像です。

gas_mihari_flow
dify_handan_flow

はじめる前の準備

作り始める前に、次を用意します。特に③のコンタクト登録が、この仕組みの“要”です。

  1. Difyのアカウントと、AIを使うためのAPIキー（OpenAIなど）

  2. Googleアカウント（GASを動かすため／Gmailを見張るため）

  3. CRM（コンタクト）に取引先を登録しておく ← 最重要

    • この仕組みは、CRMにメールアドレスが登録されている取引先とのメールだけを自動投稿します。

    • 逆に言うと、登録していない相手のメールは投稿されません（私的なメールや迷惑メールが自動で除外される、という安全装置にもなります）。

    • なので「チャットに流したい取引先は、先にCRMのコンタクトに登録しておく」必要があります。

  4. 管理者アカウント（チャットやCRMのデータを操作するため）

ポイント：コンタクト登録＝この仕組みの“通行許可証”です。登録されている相手だけが通れます。

かんたん用語集

  • API：道具どうしが会話するための“窓口”。

  • トークン：その窓口に入るための“一時的な合言葉”。

  • ノード：Difyで並べる“処理のブロック”。線でつなぐと流れになります。

  • トリガー：GASを「5分おきに自動で動かす」ためのタイマー。

① Dify（判断役）を組み立てる

Difyは、ブロック（ノード）を並べて線でつなぐだけで作れます。コードが出てくる場所もありますが、中身は分からなくてOK。コピペして貼るだけです。

1. 入口を用意する（受け取る情報）

GASから渡される情報の“受け皿”を作ります。次の6つを登録します。

  • メールの向き（受信か送信か）

  • 相手のメールアドレス

  • 件名

  • 本文

  • メールのまとまりを表すID

  • 前回の投稿先 （任意）

2. ブロックを順番につなぐ

上から下へ、この順で並べます。

  1. ログイン：チャット側の合言葉（トークン）をもらう

  2. トークン取り出し：もらった合言葉を取り出す（コピペのコード）

  3. CRM照合：相手がCRMに登録されているか調べる

  4. 一致確認：登録されていれば“会社”を特定（コピペのコード）

  5. 判定A：登録されていなければ、ここで終了（投稿しない）

  6. 判定B：すでに投稿先が分かっている続きの会話なら、振り分けをスキップ

  7. トピック一覧取得：その会社の“開いている”投稿先を取得

  8. 振り分け（AI）：既存の場所に足すか、新しく作るかをAIが判断

  9. 判定パース：AIの答えを整える（コピペのコード）

  10. 判定C：新規なら「新しい投稿先を作る」へ

  11. 新規作成：新しい投稿先を作る

  12. 新規ID取り出し：作った投稿先の番号を取り出す（コピペのコード）

  13. 集約：投稿先を1つに決める

  14. 要約（AI）：投稿用に短くまとめる（受信／送信で書き分け）

  15. 投稿：チャットに投稿する

  16. 終了：投稿した／しなかった

3. コードのブロックは「コピペするだけ」

4か所に小さなコードを貼ります。意味を理解する必要はありません。 ただし1つだけ約束ごとがあります。

入力の名前と、コードの中の名前をそろえること。 たとえば入力を body という名前にしたら、コードも body を使います。1文字でも違うと動きません。

トークン取り出し（入力名：body）

def main(body: str) -> dict:

import json

    return { "token": json.loads(body)["access_token"] }


一致確認（入力名：records_json / target）

def main(records_json: str, target: str) -> dict:

import json

    try:

data = json.loads(records_json)

    except Exception:

return { "matched": 0, "company_id": 0 }

t = (target or "").strip().lower()

for c in data.get("records", []):

  if (c.get("email") or "").strip().lower() == t and c.get("company_id"):

return { "matched": 1, "company_id": c["company_id"] }

return { "matched": 0, "company_id": 0 }

判定パース（入力名：llm_text）

def main(llm_text: str) -> dict:

import json, re

try:

m = re.search(r"\{.*\}", llm_text, re.S)

d = json.loads(m.group(0)) if m else { }

    except Exception:

d = {}

return {

  "action": d.get("action", "append"),

  "topic_id": int(d.get("topic_id") or 0),

  "new_title": d.get("new_title") or "",

}


新規ID取り出し（入力名：body）

def main(body: str) -> dict:

import json

    try:

return { "new_topic_id": int(json.loads(body).get("id", 0)) }

    except Exception:

return { "new_topic_id": 0 }

4. AIへの指示（プロンプト）

  • 振り分け：「件名・本文と、候補の一覧を見て、既存に足すか・新しく作るかを答えて」と指示。似た話題なら既存へ、明らかに別件なら新規。

  • 要約：受信なら「相手の要点・依頼・期限」、自分の送信なら「自分が何を返信・提案したか」を箇条書きで。

5. いちばん大事な“最後のひと手間”

作り終えたら、必ず**「公開」ボタンを押す**こと。Difyは「公開した状態」で動くので、直しても公開しないと反映されません。「直したのに動かない」の9割はこれです。

② GAS（見張り役）を設定する

1. プロジェクトを作る

Googleの「Apps Script（script.google.com）」で新規プロジェクトを作ります。

2. DifyのAPIキーを取得

Difyで作ったワークフローを公開し、「APIアクセス」から APIキー（app-で始まる文字列）をコピーします。

3. コードを貼り付ける（コピペ）

最初から入っている文字を全部消して、下を貼り付けます。先頭の4行だけ自分の情報に書き換えればOKです。

const DIFY_URL = 'https://api.dify.ai/v1/workflows/run';

const DIFY_KEY = 'app-xxxxxxxx';          // DifyのAPIキー

const MY_EMAIL = 'you@yourcompany.co.jp'; // 自分のメール

const MY_DOMAIN = 'yourcompany.co.jp';    // 自社のドメイン（社内を除外）

function poll() {

  const props = PropertiesService.getScriptProperties();

  const lastRun = Number(props.getProperty('lastRun') || (Date.now() - 864e5));

  const threads = GmailApp.search(in: inbox OR in: sent) after: ${ Math.floor(lastRun / 1000)
});

let newest = lastRun;

threads.forEach(thread => {

  const known = props.getProperty('map_' + thread.getId());

  thread.getMessages().forEach(msg => {

    const t = msg.getDate().getTime();

    if (t <= lastRun) return;

    if (t > newest) newest = t;

    const isSent = (msg.getFrom() || '').toLowerCase().includes(MY_EMAIL);

    const external = pickExternal([msg.getFrom(), msg.getTo(), msg.getCc()].join(','));

    if (!external) return;

    const payload = {
      inputs: {

        direction: isSent ? 'sent' : 'received',

        external_email: external,

        subject: msg.getSubject() || '',

        body: (msg.getPlainBody() || '').slice(0, 4000),

        thread_id: thread.getId(),

        known_topic_id: known ? Number(known) : 0

      }, response_mode: 'blocking', user: 'gmail-poller'
    };

    const res = UrlFetchApp.fetch(DIFY_URL, {
      method: 'post', contentType: 'application/json',

      headers: { Authorization: 'Bearer ' + DIFY_KEY }, payload: JSON.stringify(payload), muteHttpExceptions: true
    });

    const out = JSON.parse(res.getContentText());

    const topicId = out.data && out.data.outputs ? out.data.outputs.topic_id : 0;

    if (topicId > 0) props.setProperty('map_' + thread.getId(), String(topicId));

  });

});

props.setProperty('lastRun', String(newest));

}

// メールの宛先・差出人・CCから「社外の相手」を見つける（CCの取引先も拾える）

function pickExternal(s) {

  const emails = ((s || '').match(/[\w.+-]+@[\w.-]+\.[\w.-]+/g) || []).map(e => e.toLowerCase());

  return emails.find(e => (e.split('@')[1] || '') !== MY_DOMAIN) || '';

}

// 最初に1回だけ実行：過去のメールをまとめて処理しないようにする

function startFresh() {

  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('lastRun', String(Date.now()));

}


4. 最初の1回を実行（権限の許可）

関数を poll にして「実行」を押します。初回は Gmailを読む許可などを求められるので、画面の案内に従って許可します。過去のメールを一気に処理したくない場合は、先に startFresh を1回実行しておきます。

5. 5分おきに自動で動かす（タイマー設定）

ここが“自動化”の本体です。画面左の**時計マーク（トリガー）**を開き、「トリガーを追加」で次のように設定して保存します。

  • 実行する関数：poll

  • イベントのソース：時間主導型

  • タイプ：分ベースのタイマー

  • 間隔：5分おき

これで完成です。初回は約5分後から動き始めます（数分前後することがあります）。

6. ちゃんと動いているか確認

  • 自動実行の記録は、画面左の**「実行数」**で見られます。

  • 新しいメールが無いときは一瞬で終わります（正常です）。実際の投稿を試したいときは、CRMに登録済みの取引先と本当にメールをやり取りしてみてください。

つまずきやすいポイント

  • 直したのに反映されない → Difyで「公開」を押し忘れている

  • 403や401で止まる → 合言葉（トークン）や設定の打ち間違い。特に英単語のスペルに注意（Authorization など）

  • 何も投稿されない → 相手がCRMに未登録（＝対象外。正常な動作）／新着メールがまだ無い

  • コードのブロックでエラー → 入力の名前とコードの名前がズレている

運用のコツ

  • 流したい取引先は、先にCRMのコンタクトに登録しておく（これが対象の線引き）。

  • 続きの会話は同じ場所にまとまるので、トピックが散らかりません。

  • CCの取引先や自分の送信メールも拾えます。

まとめ

メールの中に閉じた情報を、チームの見える場所へ。これをプログラミングなしで実現できます。ポイントは2つだけ。

  1. CRMに取引先を登録しておく（通行許可証）

  2. 見張り役（GAS）と判断役（Dify）を用意してつなぐ

あとは手順どおりにコピペと設定をすれば、メールが自動でチャットにまとまっていきます。


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